La oficina de gestión de proyectos (PMO)

Una oficina de gestión de proyectos, también conocida por sus siglas PMO (del inglés project management office), es un departamento que define y mantiene estándares de proceso dentro de una organización. La PMO trabaja para estandarizar y economizar recursos mediante el conocimiento adquirido (know-how) y en base a la aplicación de buenas prácticas. La PMO es fuente de documentación, dirección y métrica que se ayuda del conocimiento adquirido, metodologías y buenas prácticas.

Por tanto podemos afirmar que toda organización debe contar con su PMO (oficina de gestión de proyectos) bien dentro de su propia estructura o bien mediante la alianza estratégica de un colaborador externo.

PMO en el sector TIC

La mayor parte de implementaciones informáticas fracasan por falta de visión, estrategia y planificación. La mayoría de PyMEs se lanzan directamente a la ejecución sin una visión general y sin planificar un conjunto coherente de acciones en base a una estrategia y hoja de ruta.

Lamentablemente la mayoría de PyMEs suelen adquirir tecnología según lo que hace “su vecino”, por imitación, o incluso acorde a modas de cada momento y por tanto, en ocasiones, ejecutando acciones contradictorias entre sí.

Salvo raras excepciones empresarios, directivos, gerentes y cargos intermedios difícilmente saben entender los entresijos de la tecnología… la buena noticia es que no necesitan saberlo, deben ser lo suficientemente hábiles para rodearse de expertos que les ayuden... y evitar ser ellos mismos un freno en el devenir de su organización.

Dirección Técnica y Buenas Prácticas.

Creo que el ávido lector estará de acuerdo que ejecutar acciones sin una debida reflexión es actuar como hasta ahora lo han hecho las PyMES y Administración Pública: por eso lo que muchos entienden por digitalización se traduce en un cúmulo de vulgares hojas de cálculo, pequeñas bases de datos, información desorganizada, etc… En resumen las acciones que se han realizado van más en la línea de sustituir el papel por pantallas sin pensar demasiado en un plan estratégico del uso de los datos para transformarlos en información útil en la toma de decisiones. Es por ello que actualmente tenemos pequeñas islas de tecnología inconexas que resuelven problemas puntuales, pero en sí la tecnología se ha convertido en un tremendo desorden difícilmente conjugable con las normativas exigibles en materia de privacidad (LOPD/RGPD), seguridad (ENS) o interoperabilidad (ENI).

Por tanto… necesitamos que la informática sea un área que se planifique de principio a fin, donde todos los proveedores actúen bajo un mismo plan estratégico y que exista una clara dirección técnica que se base en las buenas prácticas, ordenamientos jurídicos y frameworks de entrega de servicio unificado (ITIL). Lamentablemente ahora las decisiones se basan, en el capricho de alguien que tiene meridiano “peso” en la empresa y que suele tener al jefe “camelado”, un jefe que muchas veces ha dimitido de su área de responsabilidad TI porque la considera farragosa e indigesta.

Estudio TIC - PMO

Si este es el escenario nos resulta familiar, podemos razonar que todo sistema organizativo requiere de un sistema informático, una capacidad ejecutiva y un presupuesto para proporcionar los recursos adecuados… pues irremediablemente debemos trasladar nuestra lógica de negocio a este nuevo medio “farragoso” que es la tecnología. Y esto no se hace contratando a un informático, o un perfil super-técnico (conocidos como “frikis”), o alguien que nos hace promesas difíciles de cumplir. Estas acciones se articulan desde la gestión de un proyectos TIC que nosotros agrupamos en estas fases:

  • (i) Análisis y alcance del proyecto

  • (ii) Estrategia de adquisición

  • (iii) Diseño e implementación

  • (iv) Formación

  • (v) Gestión del ciclo de Vida

  • (vi) Soporte Técnico

  • (vii) Plan de mejora continua

En cada fase se decidirá qué perfiles, internos o externos, tienen la capacitación para la ejecución. De modo que nuestra apuesta desde Estudio TIC pivota en base a la…

Inteligencia de Negocio

Puesto que estamos cansados de ver esta mala praxis en el sector:

La dirección de turno (cliente) ha pagado una millonada en contratar a PPT Consulting que obviamente no han cumplido las expectativas ni aportado valor al cliente, simplemente se han limitado a justificar, su coste, con un XLS Reporting.

Solemos encontrarnos este escenario habitualmente, de modo que el empresario desarrolla una actitud hostil ante la tecnología obviamente en base a vivencias decepcionantes.

Bien, en nuestro caso el enfoque es mucho más cercano, pues literalmente nos “mojamos” en la parte de consultoría y diseño, dado que después le proporcionamos nuestro departamento de postventa y seguimos trabajando la mejora continua mediante metodología “Agile”. Por razones obvias no nos interesa, para nada, implementar “humo”, queremos hacerlo muy bien, en base ala excelencia del servicio y una relación honesta y de confianza entra las partes.

Si te sientes identificado te será fácil entender que lo que hacemos es buscar el logro del cliente bajando toda la teoría a la práctica y aportando “VALOR” todo el tiempo, mediante interacciones de entrega de valor medibles (KPIs). Por tanto lo que ofrecemos al cliente es formar parte de su inteligencia de negocio y colaborar mediante un modelo win-to-win en el que ambas partes sintamos que perseguimos los mismos objetivos. Este enfoque nos obliga a ser muy realistas y evitar “vender humo”; aquí me paro pues daría para otro post definir las cuestionables prácticas de algunos proveedores TIC […]

TIP: para no vernos envueltos en estas estrategias os aconsejo que a cada proveedor que os prometa “cantos de sirenas” le contrarrestéis su argumento exigiéndole un esquema de medición de resultados y retorno de inversión claro.

Francisco Colomer - Estudio TIC